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19.02.2007: Pflichtangaben in geschäftlichen Emails

Seit dem 01.01.2007 gilt für elektronische Post von Kaufleuten das gleiche, das bisher schon bei der Papierpost galt. Alle geschäftlichen Emails müssen die handelsrechtlichen Pflichtangaben erfüllen. Heimlich, still und leise wurden §§ 37a HGB, 35a GmbhG und 80 AktG geändert, ohne dass viele etwas mitbekommen haben. Selbst auf der Informationsseite des Bundesjustizministeriums ist nichts über die nicht unwesentliche Gesetzesänderung zu finden.

Dabei bestanden die jetzt konstituierten Pflichten entgegen einer häufig zu lesenden Meinung nicht erst seit Änderung der genannten Paragraphen. Vielmehr bestand die Pflicht zur Angabe entsprechender Informationen über das Unternehmen -nach herrschender Rechtsansicht- eingentlich auch schon davor. Insofern handelt es sich bei den jetzt auch gesetzlich konstatierten Pflichten nicht wirklich um Neuerungen, sondern eigentlich nur um die Klarstellung der Rechtslage, wie sie davor weitestgehend auch schon bestand.

Welche Angaben dabei notwendig sind, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Denkbare Angaben sind beispielsweise:

  • Sitz der Gesellschaft
  • Name der Gesellschafter bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Registergericht und die Handelsregistereintragsnummer
  • Name der Geschäftsführer
  • ...

Der/die Geschäftsführer, der Vorstand und ggf. der Vorsitzende des Aufsichtsrats müssen mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen angegeben werden. Teilweise sind sogar Angaben über das Stammkapital sowie bzgl. der Einlagen notwendig.

Werden die Pflichtangaben nicht getätigt, droht die Verhängung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht. Daneben besteht die Gefahr von kostenpflichtigen Abmahnungen von Mitwettbewerbern. Wir raten daher, ab sofort bei geschäftlichen Emails in Ihrem Email-Programm (Outlook, Thunderbird) eine Signatur mit den Pflichtangaben einrichten, die bei jeder Email automatisch angehängt wird.

Für Freiberufler und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, gelten die neuen Regelungen übrigens nicht.


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